מסירת תלוש שכר אלקטרוני – המדריך למעסיק
ביום 26.7.17 פורסמו תקנות הגנת השכר (דרכים מיוחדות למסירת תלושי שכר), התשע״ז-2017, הקובעות כי מעסיק רשאי למסור לעובד תלוש שכר שלא בדרך של דפוס, אלא גם באחת הדרכים הבאות:
- כתובת דואר אלקטרוני מטעם המעסיק
- אתר אינטרנט מאובטח מטעם המעסיק
- כתובת דואר אלקטרוני פרטית של העובד
במידה והנך מעסיק והחלטת להעביר לעובדיך את תלושי השכר שלהם באמצעים אלקטרונים, להלן ריכוז הדברים שכדאי שתדע.
- מסירת תלוש שכר לכתובת דואר אלקטרוני מטעם המעסיק
1.1. על מערכת הדואר שלך לאפשר כתובת דואר אלקטרוני אינדיבידואלית שרק לעובד הספציפי יש גישה אליה
תקנות הגנת השכר מגדירות ״כתובת דואר אלקטרוני מטעם המעסיק״ ככזו שיוחדה לעובד במערכת הדואר האלקטרוני המשמשת את המעסיק, ונמצאת בשימושו הבלעדי של העובד. שים לב, כי אם יוחלט על מסירת התלוש בדרך זו, עלייך לשלוח את התלוש לכתובת הדואר האלקטרוני האמורה, ולמסור לעובד פרטים על זהות מפעיל המערכת, אם היא אינה מופעלת על ידך (לדוגמא כשנעשה שימוש בשירותי צד ג׳ כמו גוגל, מיקרוסופט או זוהו).
שים לב, כי למעסיקים רבים יש גישה לתיבות הדואר האלקטרוני של העובדים באמצעות חשבון האדמיניסטרטור (מנהל המערכת), כך שיתכן וכלל לא ניתן לשלוח הודעות אלקטרוניות לעובד שהגישה אליהן תהיה שלו באופן בלעדי. טרם נקבעה הלכה בנושא, אולם יש לשים לב כי כאשר הגישה באמצעות האדמיניסטרטור נתונה למי שממילא חשוף לשכר העובדים, תתכן סטייה מהאיסור האמור.
1.2. על מערכת הדואר שלך לאפשר לך ולכל עובד שליחה וקבלה של אישורי קריאה
התקנות קובעות כי ״מערכת דואר אלקטרוני״ היא כזו המשמשת להעברת מסרים אלקטרוניים, והמספקת לשולח אישור על הגעה או אי-הגעה של כל מסר אלקטרוני ששלח אל כתובת הדואר האלקטרוני של הנמען במערכת.
1.3. על מערכת הדואר שלך להיות מתקדמת ולתעד ניסיונות חדירה
בתקנות נקבע כי על מערכת דואר אלקטרוני לספק אמצעי הגנה סבירים מפני חדירה ושיבוש בעבודתה, מקרים העלולים להביא לגישה לא מורשית אל המידע. המערכת גם אמורה לתעד אירועים העשויים להצביע על חדירה או שיבוש כאמור.
- מסירת תלוש שכר במסגרת אתר אינטרנט מאובטח מטעם המעסיק
2.1 על אתר האינטרנט המאובטח לאפשר גישה לעובד בהזדהות אישית
על אתר האינטרנט המאובטח, שהוא למעשה מערכת המאפשרת גישה לתלושי השכר, לאפשר גישה למידע השמור בו לעובד לאחר שזוהה על ידי האתר באופן אישי, תוך שימוש באמצעים המזהים אותו ומאמתים את הרשאתו לגשת למידע, ותיעוד גישה כאמור.
2.2 על אתר האינטרנט המאובטח להיות מתקדם ולאתר ניסיונות חדירה
גם כאן, נדרש כי אתר האינטרנט יאפשר ויפעיל, באורח סדיר, אמצעי הגנה סבירים מפני חדירה אליו ומפני שיבוש בעבודתו, העלולים להביא לגישה לא מורשית אל המידע, תוך תיעוד והצבעה על חדירה או שיבוש כאמור. במידה והאתר אינו מופעל על ידך המעסיק, עליך למסור לעובד פרטים על זהות מפעיל אתר האינטרנט.
2.3 עלייך לאפשר לעובד גישה לתלוש השכר לפחות ל-12 חודשים
התקנות קובעות כי כמעסיק, עלייך לאפשר לעובד שלך גישה לתלוש השכר באמצעות אתר האינטרנט המאובטח לתקופה שלא תפחת מ-12 חודשים מהמועד הקבוע למסירת התלוש.
- מסירת תלוש שכר לדואר האלקטרוני הפרטי של העובד
3.1 עליך להקפיד שאין חפיפה בין כתובת הדואר הפרטית של העובד לבין זו מטעמך
תקנות הגנת השכר מגדירות ״כתובת דואר אלקטרוני פרטית״ ככזו המשמשת את העובד, ושאינה כתובת דואר אלקטרוני מטעם המעסיק. עליך לקבל מהעובד את כתובת הדואר האלקטרוני הפרטית, כאשר לעובד עומדת הזכות להודיע לך על החלפת הכתובת בכל עת, כל עוד הוא חותם מחדש על טופס ההסכמה שבתוספת.
3.2 עליך למסור את התלוש לא יאוחר מהיום הקובע, ולקבל מהעובד אישור על מסירת התלוש
בתקנות נקבע כי על המסירה להיעשות לא יאוחר מהיום הקובע, כשלאחר מכן על העובד להודיע לך בכתב על הגעת התלוש, בסמוך לקבלתו ולא יאוחר מ-5 ימים מהיום הקובע. במידה ולא קיבלת הודעה המאשרת את הגעת תלוש השכר לידי העובד באמצעות מערכת הדואר האלקטרונית, עליך למסור לעובד את תלוש השכר מודפס במסירה חוזרת בתוך 5 ימים נוספים, ולא יאוחר מעשרה ימים לאחר היום הקובע.
במילים אחרות – יש להקפיד שהעובד יודיע לך בכתב על קבלת התלוש, ואם לא קיבלת הודעה ממנו, עומדים לרשותם 5 ימים נוספים להדפיס ולמסור לו את התלוש.
3.3 עליך להחתים את העובד על הצהרה
בכל מצב שבו מוחלט על שימוש בכתובת דואר אלקטרוני פרטית לצורך מסירת תלוש שכר, על העובד לחתום על ההצהרה שבחלק ב׳ לטופס ההסכמה שבתוספת לתקנות, לפיה כתובת הדואר הפרטית אכן משמשת אותו.
- נקודות חשובות הרלוונטיות לכל שלושת האופציות
4.1 על העובד לתת הסכמה בכתב שלא לקבל את התלוש השכר בדרך של דפוס
הסכמת העובד תיעשה בהתאם לטופס ההסכמה שבתוספת לתקנות. שים לב, כי לעובד עומדת הזכות לחזור בו מהסכמתו, בכתב ובתוך כך גם באמצעות דואר אלקטרוני, בכל הנוגע למסירת תלוש השכר באחת מהדרכים הנ״ל. במצב כזה, עליך לפעול לפי הודעתו של העובד החל מהחודש שלאחר החודש שבו הודיע העובד כאמור, כאשר מסירת התלוש בכל מקרה תמיד תיעשה לא יאוחר מהיום הקובע.
4.2 עליך לשמור את תלושי השכר לתקופה של 7 שנים ולשלוח אותם לעובד על פי בקשתו
תקנות הגנת השכר קובעות כי במידה ומסרת לעובד את תלוש השכר באחת הדרכים המנויות, עליך לאפשר לו את קבלת תלוש השכר מודפס, במהלך תקופה שלא תפחת משבע שנים מהמועד הקבוע למסירת התלוש לפי החוק.
4.3 עליך לעשות שימוש באמצעים סבירים על מנת להבטיח בטיחות ופרטיות
בעת העברת מידע לעובד, עליך לעשות שימוש באמצעים סבירים שיבטיחו כי הגישה לתלוש והצפייה במידע שבו תהיה לעובד בלבד, או בהרשאתו, ולכל הפחות תוך שימוש בהצפנה של המידע.
עוד נקבע, כי עליך לנקוט בטכנולוגיה שמונעת שינויים בתלוש השכר הנמסר בדרכים הקבועות בתקנות. כלומר, על התלוש להיות סרוק, או חתום בחתימה דיגיטלית כך שתוכל לדעת אם נעשה בו שינוי.
לסיכום, מדובר בתקנות חדשות יחסית, שטרם נדונו בפסיקה באופן מעמיק המאפשר התוויית מדיניות ברורה לחלוטין. מטרת המדריך לעיל היא לסייע לך כמעסיק, כאשר אתה מתבקש למסור לעובדיך תלושי שכר באופן אלקטרוני. נכון להיום נראה כי התקנות לא הותאמו לחלוטין לרוח התקופה, ויישומן באופן מלא ועקבי עלול להערים על מעסיקים קשיים.
פרסום זה נועד לשמש לצרכי מידע כללי ואין להתייחס אל פרסומו ו/או אל תוכנו כאל מתן ייעוץ משפטי ו/או להסתמך עליו בביצוע פעולה כלשהי.
כל הזכויות שמורות ליאיר עודי ושות’ – משרד עורכי דין©
